Contrat de sous-traitance

Dernière mise à jour : 06/09/2026

Le présent contrat est conclu en application de l'article 28 du règlement (UE) 2016/679 (RGPD). Il fait partie intégrante des conditions générales de vente et s'applique dès la souscription d'un abonnement.

1. Parties et qualités

Le responsable de traitement — vous

Le client abonné à Calidae. Vous décidez des données que vous enregistrez sur vos locataires et de l'usage que vous en faites.

Le sous-traitant — l'éditeur

Bruyère Théo (EI), 12 rue Gaillard, 03200 Vichy, SIRET 85006427000034. Il traite ces données pour votre compte, sur vos seules instructions.

Cette répartition n'est pas formelle : elle détermine qui répond de quoi devant une personne concernée ou une autorité de contrôle. C'est vous qui répondez des données de vos locataires — de leur exactitude, de leur pertinence, et du droit que vous avez de les collecter.

2. Objet, nature et finalité

L'éditeur héberge et traite pour votre compte les données nécessaires à la gestion de vos locations : conservation, organisation, consultation, mise à disposition sous forme de documents, et publication de vos disponibilités vers les plateformes que vous désignez.

Ces opérations n'ont pas d'autre finalité que de vous fournir le service. L'éditeur n'exploite ces données à aucune fin propre.

3. Durée

Le présent contrat produit effet pendant toute la durée de votre abonnement et se prolonge jusqu'à la suppression effective des données, selon les modalités de l'article 10.

4. Catégories de données et de personnes

Personnes concernées :

• vos locataires, en location saisonnière comme en location de longue durée ;
• les cautions dont vous enregistrez l'identité et l'adresse au titre d'un cautionnement solidaire. Ce sont des tiers au bail : leur information relève de vous, au même titre que celle du locataire ;
• toute autre personne dont vous enregistrez les coordonnées dans le service.

Catégories de données :

• identité : nom, prénom, date et lieu de naissance ;
• coordonnées : adresse postale, ville, code postal, pays, adresse électronique, téléphone ; et, sur un état des lieux de sortie, l'adresse du nouveau domicile ;
• document d'identité : type et numéro de la pièce ;
• données de séjour : dates, nombre de personnes, montants, moyens et dates de paiement ;
• données de bail : régime, durée, congé, loyer, charges, dépôt de garantie, indice de révision, honoraires ;
• données d'échéancier : pour chaque terme, montants appelés et reçus, dates et moyens de paiement — soit, dans la durée, un historique de solvabilité ;
• données de cautionnement : identité et adresse de la caution, montant et durée de son engagement ;
• données d'état des lieux : constats pièce par pièce, relevés de compteurs, détail des clés, dégradations imputées et retenues sur le dépôt de garantie ;
• données de signature électronique : horodatages d'envoi, d'ouverture et de signature, nom saisi par le signataire, adresse IP, navigateur, empreinte et copie du document présenté ;
• notes libres que vous rédigez ;
• références transmises par les plateformes de réservation, le cas échéant.

L'historique des paiements et les dégradations imputées appellent une vigilance particulière : ce sont des données qui, mal employées, portent un jugement sur une personne. Elles ne servent qu'à l'exécution du bail.

Aucune donnée relevant de l'article 9 du RGPD — santé, opinions, convictions, orientation sexuelle, données biométriques — n'est prévue par le service. Vous vous engagez à ne pas en enregistrer, notamment dans les champs de notes libres.

5. Obligations de l'éditeur

5.1 Agir sur instruction

L'éditeur ne traite les données que sur vos instructions documentées, que constituent l'usage du service et les présentes conditions. S'il estime qu'une instruction constitue une violation du RGPD, il vous en informe sans délai.

5.2 Confidentialité

L'éditeur veille à ce que toute personne autorisée à traiter ces données s'engage à la confidentialité. À ce jour, seul l'exploitant y a accès, et uniquement lorsque l'administration du service ou une demande de votre part l'exige.

5.3 Sécurité

L'éditeur met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles décrites à l'article 6 de la politique de confidentialité : chiffrement des échanges, empreintes irréversibles pour les mots de passe, cloisonnement strict des données entre comptes, limitation des tentatives de connexion, secrets conservés hors de la zone servie.

5.4 Sous-traitants ultérieurs

Vous autorisez l'éditeur à recourir aux sous-traitants suivants :

Le prestataire de paiement ne figure pas dans cette liste : aucune donnée relative à vos locataires ne lui est transmise. Il n'intervient que sur les données de votre propre compte, pour lesquelles l'éditeur est responsable de traitement.

Tout changement de sous-traitant vous est notifié au moins trente jours à l'avance. Vous pouvez vous y opposer ; à défaut d'accord, vous pouvez résilier sans frais.

5.5 Assistance

L'éditeur vous assiste, dans la mesure du possible, pour répondre aux demandes d'exercice de droits de vos locataires, et pour vos obligations d'analyse d'impact et de sécurité. Le service vous donne directement les moyens de rectifier ou de supprimer toute donnée, sans intervention de l'éditeur.

5.6 Violation de données

L'éditeur vous notifie toute violation de données à caractère personnel dans les meilleurs délais et au plus tard sous 48 heures après en avoir pris connaissance, en précisant la nature de la violation, les catégories et le volume approximatif de données concernées, les conséquences probables et les mesures prises.

C'est à vous, responsable de traitement, qu'il revient de notifier la CNIL le cas échéant, et d'informer les personnes concernées lorsque la violation présente un risque élevé.

6. Registre

L'éditeur tient un registre des catégories d'activités de traitement effectuées pour votre compte, conformément à l'article 30.2 du RGPD, et le tient à votre disposition.

7. Audit

L'éditeur met à votre disposition toute information nécessaire pour démontrer le respect des obligations du présent contrat et permet la réalisation d'audits, dans la limite d'un audit par an, moyennant un préavis raisonnable et sans compromettre la sécurité ni la confidentialité des données des autres clients.

8. Localisation

Les données sont hébergées au sein de l'Union européenne. Aucun transfert hors de l'Union n'est réalisé s'agissant des données de vos locataires.

9. Vos obligations

• ne collecter que des données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire — le numéro de pièce d'identité, en particulier, n'a lieu d'être que si une obligation vous l'impose ;
• disposer d'une base légale pour chaque donnée enregistrée ;
• informer vos locataires du traitement de leurs données et de leurs droits ;
• informer de même les cautions dont vous enregistrez l'identité : elles ne sont pas parties au bail et n'ont donc aucune raison de savoir d'elles-mêmes que leurs coordonnées figurent dans cet outil ;
• répondre vous-même aux demandes d'exercice de droits qu'ils vous adressent ;
• documenter par écrit toute instruction sortant de l'usage normal du service.

Une précision sur les durées. Le service conserve vos données tant que votre compte existe, puis 12 mois — c'est l'article 10. Il ne décide pas pour vous des durées que vous devez appliquer à vos propres dossiers : une quittance ou un état des lieux se conservent le temps de la prescription applicable, et c'est à vous d'effacer ce qui n'a plus lieu d'être conservé. La suppression d'un bail, d'un état des lieux ou d'une fiche de locataire est disponible à tout moment depuis le service.

10. Sort des données en fin de contrat

À la fin de votre abonnement, vos données restent accessibles en lecture et téléchargeables pendant 12 mois. Ce délai vous permet d'en récupérer une copie complète.

Au terme de ce délai, l'éditeur supprime définitivement l'ensemble des données, sans copie subsistante, à l'exception des pièces comptables que la loi impose de conserver — lesquelles ne contiennent aucune donnée relative à vos locataires.

Vous pouvez provoquer la suppression immédiate à tout moment et sans intervention de l'éditeur, depuis Paramètres ▸ Mes données de votre espace. Le même écran vous permet d'exporter au préalable l'intégralité de vos données.